Identificar e Gerir o Importante e o Urgente num Serviço de Arquivo

Resumo

Pretende-se identificar e analisar criticamente as atividades urgentes e importantes a desenvolver num serviço de arquivo, tomando por exemplo o Município de Coimbra. Enquanto parceiro na gestão de documentos e processos administrativos, um serviço de arquivo deve ser entendido como um agente promotor de uma política e de regras transversais à organização, aplicáveis em ambientes eletrónico e analógico, nos seus diferentes momentos de produção, circulação, acondicionamento, arquivo e reutilização. Simultaneamente, deve ser reconhecido pelos serviços de uma organização enquanto um agente promotor e um participante decisivo em projetos de modernização administrativa e de transformação digital, designadamente, nos que se referem à disponibilização de serviços em linha. Deve constituir-se como um aliado fundamental para a remoção de obstáculos comuns às administrações e serviços, contribuindo com a apresentação e implementação de propostas de ações colaborativas que visem otimizar a recuperação eficaz e eficiente da informação, desde a sua fase de produção, controlando a sua circulação, usos, acessos, prazos e destinos finais, em conformidade com a legislação e demais orientações em vigor. Deve, por último, contribuir para o desenho de fluxos uniformizados, simplificados e publicitados internamente bem como fomentar a interoperabilidade orgânica, semântica e tecnológica, tendo como propósito a facilitação da decisão célere e fundamentada, por parte das administrações, proporcionando uma maior transparência, bem como a satisfação das necessidades institucionais e coletivas.

Público Alvo

Profissionais de arquivo e estudantes com interesse no tema.

Orador

Ricardo Vicente

Programa

• Identificar e analisar criticamente as atividades a desenvolver num serviço de arquivo.
• Aplicar “novas” práticas na gestão estratégica de documentos e processos administrativos.
• Compreender a importância de uma gestão por evidências e participada.
• Reconhecer a importância de uma gestão contínua da informação (produção, acondicionamento, circulação, arquivo, reutilização).