Arquivo Histórico da BAD

Organização, Preservação e Disponibilização do Arquivo da BAD

A Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas, Profissionais da Informação e Documentação (BAD) foi fundada em 1973. No entanto, anteriormente à sua origem, estava presente a necessidade de um organismo centralizador e coordenador dos bibliotecários e arquivistas portugueses. O movimento “Redação Cadernos” foi a primeira tentativa de luta pela dignificação da profissão que tinha como objetivo a melhoria técnica, económica, social e profissional dos bibliotecários e arquivistas.
Em setembro de 1964, através da publicação de um artigo nos Cadernos, sugere-se que a possibilidade de criação de uma Associação Portuguesa seria de interesse geral. Em 1972, foi eleita uma Comissão mandatada para constituir a BAD. Seguiram-se inúmeras reuniões para constituição da Associação, organização das atividades e preparação dos futuros estatutos. A 16 de agosto de 1973, um despacho da Direção-Geral dos Assuntos Culturais homologa os estatutos da Associação, sendo assinada a escritura notarial a 19 de novembro de 1973, no 6º Cartório de Lisboa. No dia 7 de dezembro de 1973 realizou-se a primeira Assembleia Geral da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, onde foram eleitos os primeiros corpos dirigentes da BAD.
A BAD herdou a documentação produzida e recebida pelo grupo “Redação Cadernos”, atendendo que o mesmo passou a integrar a BAD desde a sua fundação. Esta adição ao arquivo de uma Associação jovem veio a traduzir-se num acréscimo riquíssimo, sendo documentação única em todo o país.
Em parte, a BAD deu continuidade às atividades até então organizadas pela “Redação Cadernos”, visto que desde a sua criação a Associação marcou presença e importância através da representação dos profissionais de biblioteca e arquivo e do desenvolvimento de ações de formação. A componente formativa sempre foi um dos pilares da criação da BAD e tem sido uma das suas principais áreas de atividade.
Por outro lado, a BAD sempre promoveu diversos eventos. Mesmo antes da fundação da Associação eram organizados Encontros dos Bibliotecários e Arquivistas Portugueses, que pretendiam a participação de profissionais na discussão e debate de questões ligadas à profissão. Estes passaram a ser da responsabilidade da BAD e foram transformados nos atuais Congressos Nacionais nos anos 80.
Pelas razões mencionadas, a Associação produziu e recebeu documentação com valor informacional único. O arquivo da BAD contém, de facto, uma riqueza nacional a nível das carreiras de bibliotecas, arquivos e serviços de documentação, permitindo acompanhar o desenvolvimento da área.
No presente ano de 2023, a BAD comemora o cinquentenário da sua fundação e é essencial preservar e aceder a esta memória guardada no arquivo da BAD!
É neste contexto que surge o projeto “O associativismo e as relações Ibero-Americanas na área da informação e da documentação: organizar, preservar e aceder ao Arquivo da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas, Profissionais da Informação e Documentação”.

Antes do Projeto

A BAD tinha previamente realizado algumas atividades relativas ao tratamento da documentação, pelo que à data de início do projeto, o arquivo não se encontrava totalmente desprovido de tratamento.

Identificação

Previamente já havia sido feita a identificação das unidades de instalação em depósito na Torre do Tombo. A identificação foi realizada em tabela de Excel, com indicação das séries, datas extremas (em anos), quantidade de unidades de instalação, localização das mesmas e um descritivo sintético. Deste modo, existia um inventário da documentação realizado ao nível das séries, porém apenas parcial, sendo que só abrangia a documentação na TT.

Classificação

Foi também realizado um Plano de Classificação funcional para a aplicação na produção documental da BAD. Este Plano de Classificação revelou ser um instrumento crucial aquando do início do projeto de tratamento do arquivo, pois foi utilizado, não só como instrumento de estudo, mas também como base para a construção de um Quadro de Classificação.

Digitalização

A BAD tem uma coleção fotográfica digital extensa. Contudo, no seu depósito físico tinha, também, fotografias em formato analógico. Estas foram alvo de digitalização e posterior disponibilização através da página oficial Flickr da BAD. Consequentemente, as fotografias do arquivo da BAD, muitas delas remetentes aos anos 60, foram divulgadas ao público, concedendo acesso a um conjunto de imagens online com valor informacional.

Conservação

O edifício atual onde a BAD está sediada é de dimensões relativamente reduzidas, assim, mediante um protocolo de colaboração com a Direção-geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), depositou a maior parte do seu arquivo nas instalações da Torre do Tombo. Deste modo, as unidades de instalação foram transferidas para estruturas de acondicionamento adequadas, num local com boas condições de preservação. Após a transferência, o arquivo da BAD ficou dividido entre duas localizações: na sede da BAD e numa sala na Torre do Tombo.

Projeto no Âmbito do Programa IberArquivos

O projeto de arquivo foi financiado pelo programa IberArquivos, fundado em 1998, destinado a promover a proteção e divulgação do património arquivístico dos países ibero-americanos. Atualmente, 17 países integram este programa, sendo Portugal um deles.
Anualmente, os países integrantes podem candidatar-se a projetos financiados, assim, no ano de 2023, o projeto da BAD foi selecionado. Todos os projetos do IberArquivos têm uma duração máxima de oito meses, pelo que foi proposto o tratamento de 25% do arquivo da BAD. O projeto visou a preservação da memória de uma entidade que contribuiu de forma determinante para a compreensão da evolução do setor dos arquivos e das bibliotecas em Portugal e das relações e diversas atividades estabelecidas com entidades congéneres de países Ibero-Americanos, nomeadamente com Espanha, Brasil, e outros países de língua oficial portuguesa.
De modo a alcançar o objetivo referido, o projeto estipulou os seguintes objetivos específicos:

1. Identificação e análise do conjunto documental a intervir;
2. Organização intelectual com identificação das séries, através da aplicação de um quadro de classificação desenvolvido para o projeto;
3. Descrição, ao nível da série, do conjunto documental;
4. Promover as condições de preservação da documentação, através do seu acondicionamento para pastas acid-free;
5. Garantir a acessibilidade do arquivo online através de uma interface digital para disponibilização das descrições arquivísticas;
6. Garantir condições de preservação e conservação da coleção fotográfica, seguindo as normas internacionais de descrição arquivística;
7. Divulgação do arquivo e da sua disponibilização, através da preparação de um inventário em formato digital;
8. Alertar a sociedade para a importância dos arquivos e bibliotecas, através de mecanismos de divulgação do projeto e de sensibilização para a área;
9. Promover e estimular o estudo da atividade da associação e estimular a potencialidade do arquivo.

Seleção do Conjunto Documental

O primeiro objetivo foi a identificação e análise do conteúdo do conjunto documental a intervir, de forma a desenvolver a organização intelectual do mesmo.
O Arquivo da BAD acompanhou a evolução da Associação, mas, para além disso, também herdou documentação da Redação dos Cadernos. Pelas razões mencionadas, o arquivo da BAD acumulou cerca de 1200 unidades de instalação (UI) à data de início do projeto. Desse conjunto, foi realizada uma seleção, de modo a alcançar o objetivo de 25% do tratamento do arquivo histórico da BAD dentro do prazo estabelecido de 8 meses do projeto.
Atendendo que a BAD tinha um inventário da documentação da Torre do Tombo, a falta de um instrumento desses para a documentação em abrigo na sede da Associação exigiu um levantamento geral da mesma. Foi, então, desenvolvida uma Folha de Recolha de Dados (FRD) para o levantamento da documentação, de onde se realizou, posteriormente, a seleção do conjunto documental a intervir no projeto.
A partir do documento elaborado, e, em conjunto com o inventário já disponível da documentação da Torre do Tombo, foi possível realizar a seleção da documentação a intervir. Atendendo a escolha de intervenção em 25% do arquivo, foram estabelecidas como prioridade documentação referente às principais atividades da BAD, incluindo: atos de decisão (atas das reuniões de Direção Nacional e outros membros); ação pública e social; preparação e realização dos Congressos Nacionais da BAD; planos e relatórios de atividades; gestão da formação; e, à organização de diversos eventos. Estes são exemplos que materializam o grosso da atividade da BAD, com representação a nível nacional pela atividade das Delegações Regionais, e também pelas múltiplas interações com entidades externas e com os associados. Devido ao contexto do programa de financiamento, destacaram-se, ainda, documentação relativa à realização de eventos em estreita cooperação com países ibero-americanos, nomeadamente Espanha e Brasil, como protocolos de colaboração e realização de encontros científicos.
Considera-se que a documentação selecionada represente as principais atividades e funções da Associação, ajudando a divulgar a ação e as prioridades escolhidas pela BAD ao longo da prossecução da sua atividade. Assim, mesmo no universo de apenas 25% de documentação selecionada, torna-se possível a caracterização desta entidade tão determinante, desde 1973, na área da biblioteconomia e arquivística em Portugal.
A seleção foi realizada com apoio de ambos os inventários disponíveis e com base nos critérios acima descritos. Deste modo, ficaram selecionadas para intervenção 535 UI.

Organização Intelectual da Documentação com Identificação de Séries

O segundo objetivo previu a elaboração de um Quadro de Classificação (QC) de acordo com o formato orgânico-funcional. Optou-se pelo desenvolvimento de um QC orgânico-funcional devido à realidade das Delegações Regionais da BAD. Atualmente as Delegações têm os seus órgãos centralizados representadas no Conselho Nacional, ainda que preservando uma autonomia interna e representantes regionais. No entanto, até à alteração dos estatutos de 2019, as Delegações Regionais possuíam um nível de autonomia mais elevado, sendo que os seus órgãos eram independentes.
Assim, a BAD tinha dois níveis de organização: nacional e regional. Devido a esta realidade, optou-se pelo desenvolvimento de um QC orgânico-funcional que espelhasse esta independência que as Delegações usufruíam.
O QC foi elaborado com base no Plano de Classificação já existente e em utilização na BAD. Foram desenvolvidas 11 secções, duas delas orgânicas de modo a representar a Delegação Regional do Norte (DRN) e a Delegação Regional do Centro (DRC). As nove primeiras secções representam as funções/atividades desenvolvidas pela BAD e as últimas duas representam, precisamente, a organização regional da Associação. Salienta-se que a secção da Delegação Regional do Centro contém ainda uma sub-secção – Organização e atividades da Redação “Cadernos”, que funcionaram em Coimbra.
Dado como terminado o QC foram desenvolvidos códigos alfanuméricos para as secções e séries, de modo a serem atribuídos códigos de referência às unidades de instalação. Deste modo, cada secção recebeu uma codificação com base nas letras iniciais das palavras, gerando uma sigla. A codificação está de acordo com a norma ISAD(G). Às séries e unidades de instalação foi atribuído um código numérico sequencial.

Descrição do Conjunto Documental

O terceiro objetivo almejou a descrição ao nível da série, porém, como foi mencionado, foi possível a descrição ao nível da unidade de instalação, e, por vezes, do documento composto.
A descrição da série foi possível após a elaboração do QC e da respetiva classificação da documentação. A classificação foi realizada durante a descrição das UI. A descrição de séries foi desenvolvida no AtoM (Access to Memory), sistema de gestão documental escolhido para o projeto. O AtoM permite a descrição em conformidade com a ISAD(G), respeitando as normas internacionais de descrição arquivística. Deste modo, estas descrições ficaram imediatamente disponíveis ao público.
No AtoM foram, ainda, descritas as secções e o fundo, seguindo os mesmos campos apresentados na lista acima. A descrição das unidades de instalação foi importada para o AtoM. A disponibilização ao público através do AtoM enriqueceu, especialmente, os resultados obtidos, pois permite a sua consulta e acesso facilitado.

Promover Condições de Preservação e Conservação da Documentação

O quarto objetivo do projeto almejou o acondicionamento da documentação em pastas acid-free, respeitando a ordem original do arquivo e de acordo com o quadro de classificação desenvolvido. Para tal, o material desejado foi adquirido à EXPM, de modo a garantir a preservação da documentação.Após a descrição e a classificação da documentação foi possível o seu reacondicionamento nas caixas acid-free, tendo sido tomadas algumas ações de conservação. Prosseguiu-se com a remoção de materiais corrosivos ou outros prejudiciais à documentação, a exemplo de elementos metálicos ou metálicos, zelando pela preservação da documentação.

Garantir que o Arquivo Fica Online Acessível ao Público

Este objetivo teve como fim garantir a existência de interface digital para disponibilização e acesso às descrições arquivísticas e aos documentos em formato digital. Ficou estabelecida a utilização do software Access to Memory (AtoM).
Foi também digitalizada documentação correspondente a 100 unidades de instalação, realizada com o apoio da empresa Graf_iT, que recolheu a documentação, retirou os elementos corrosivos e realizou a digitalização das imagens. As imagens digitalizadas foram associadas às descrições arquivísticas no AtoM, porém nem todas foram disponibilizadas de modo a respeitar o RGPD, protegendo informações pessoais ou sensíveis.

Garantir Condições de Preservação e Conservação das Coleções Documentais em Formato Digital

O sexto objetivo do projeto previu a disponibilização online da coleção fotográfica, garantindo o cumprimento da ISAD(G), através do AtoM. O arquivo da BAD é enriquecido por um vasto espólio fotográfico que data desde os anos 60, documentando eventos e iniciativas como o I Encontro dos Bibliotecários e Arquivistas Portugueses de 1965 e os Congressos da BAD.
A BAD dispõe de uma página no flickr, a coleção foi disponibilizada online, conquanto não foi tão divulgada quanto o desejado, pelo que o público não tem conhecimento da existência deste material. Assim, espera-se que este projeto possa acrescentar valor às fotografias existentes ao disponibilizá-las ao público, permitindo o seu estudo e partilha de património arquivístico. Atendo que este espólio fotográfico conta com peças únicas no país, a sua divulgação torna-se ainda mais essencial.
Para alcançar tal objetivo, foi desenvolvida uma estratégia de modo a incorporar a coleção fotográfica do flickr na página de AtoM da BAD. O flickr da Associação está organizado por álbuns, correspondentes a diversos eventos ou acontecimentos. Deste modo, foi criada uma coleção no AtoM, sob o fundo da BAD, de modo a serem incorporadas descrições arquivísticas deste espólio. Por sua vez, na dependência da coleção, foram criadas séries a fim de representarem os álbuns do flickr.
Os campos das descrições utilizados foram os mesmos das descrições arquivísticas disponíveis para as UI, com um acréscimo. O campo “Existência e localização de originais” da Zona de Documentação Associada foi utilizado para colocar o link que remete para a respetiva página do álbum, permitindo, assim, interligar o AtoM com o flickr.
Simultaneamente com a descrição dos álbuns no AtoM, foi, também, possível aprofundar a descrição no flickr. Deste modo, a descrição do conteúdo em ambos os sistemas encontra-se descrito. Por outro lado, a inserção dos links que remetem diretamente aos álbuns no flickr permite que este venha a desenvolver uma maior visibilidade. Espera-se que através do cumprimento deste objetivo, o espólio fotográfico da BAD possa vir a ser mais conhecido e espera-se que possam, eventualmente, ser realizados estudos sobre o mesmo. A exemplo de um utilizador que pretende adquirir conhecimentos sobre o 1º Congresso da BAD, este poderá tanto consultar a documentação arquivística, como o espólio fotográfico referente ao evento. Crê-se que este tipo de pesquisa venha a enriquecer os estudos que poderão vir a ser desenvolvidos ao promover a variedade dos recursos disponíveis.

Divulgação do Arquivo, Acesso e Recuperação de Informação

O projeto perspetivou a preparação e disponibilização de instrumentos de descrição arquivística, nomeadamente do inventário em formato digital. Este descreve a organização lógica do arquivo ao representar as classes e subclasses do QC elaborado e as respetivas UI na sua dependência. Este instrumento pode ser acedido através da página do Fundo do Arquivo Histórico da BAD.
Deste modo, o inventário facilita a navegação e procura de informação no AtoM. Ao desenvolver e disponibilizar este instrumento, o utilizador, interno ou externo, pode realizar uma pesquisa de modo mais simplificado e rápido, melhorando o processo de recuperação da informação.
Alertar a sociedade civil sobre a importância dos arquivos e das bibliotecas como serviços de bem comum para todos os cidadãos
O penúltimo objetivo visou o desenvolvimento de mecanismos de divulgação que promovam a sensibilização social, económica e política para esta área, nomeadamente através de iniciativas de âmbito e ação social e de ações de divulgação do arquivo.
A 19 de dezembro de 2022 foi publicado o artigo “Projeto de organização, preservação e disponibilização do Arquivo da BAD”. O artigo visou uma primeira introdução do projeto, enunciando, de forma sintética e clara, os seus objetivos e resultados esperados. De modo a assinalar e divulgar o final do projeto, a 5 de julho de 2023, foi publicado um segundo artigo “Arquivo Histórico da BAD já se encontra disponível para acesso e consulta!” no Notícia BAD. Pretendeu-se que este artigo fosse mais detalhado sobre os resultados alcançados no projeto e que contivesse a ligação à página de AtoM da BAD, de modo a incentivar a sua consulta.
Prevê-se ainda, para o final do ano civil de 2023, a preparação de um evento onde será apresentado o projeto de arquivo, assim como os resultados do mesmo. Daremos notícias muito em breve!

Alertar a Sociedade sobre a Importância de Arquivos e Bibliotecas como Serviços de Bem Comum

O penúltimo objetivo visou o desenvolvimento de mecanismos de divulgação que promovam a sensibilização social, económica e política para esta área, nomeadamente através de iniciativas de âmbito e ação social e de ações de divulgação do arquivo.
A 19 de dezembro de 2022 foi publicado o artigo “Projeto de organização, preservação e disponibilização do Arquivo da BAD”. O artigo visou uma primeira introdução do projeto, enunciando, de forma sintética e clara, os seus objetivos e resultados esperados. De modo a assinalar e divulgar o final do projeto, a 5 de julho de 2023, foi publicado um segundo artigo “Arquivo Histórico da BAD já se encontra disponível para acesso e consulta!” no Notícia BAD. Pretendeu-se que este artigo fosse mais detalhado sobre os resultados alcançados no projeto e que contivesse a ligação à página de AtoM da BAD, de modo a incentivar a sua consulta.
Prevê-se ainda, para o final do ano civil de 2023, a preparação de um evento onde será apresentado o projeto de arquivo, assim como os resultados do mesmo. Daremos notícias muito em breve!

Promover a Potencialidade do Arquivo e do Trabalho de Investigação

O nono e último objetivo visou a promoção e estímulo da importância do estudo das atividades e funções da BAD, realçando as relações institucionais internacionais com entidades congéneres, contribuindo para o debate sobre políticas de gestão de informação nos países Ibero-Americanos e comunidades de língua portuguesa.Para cumprimento deste objetivo foi preparada uma apresentação para o 14º Congresso da BAD. Este evento decorreu de 3 a 5 de maio de 2023, contando com a presença de mais de 400 congressistas e profissionais de informação nacionais e internacionais. A afluência de profissionais oriundos das mais diversas localidades e com as mais diversas experiências tornou este Congresso a oportunidade ideal para divulgar os trabalhos realizados ao longo do projeto.

Considera-se que a participação no 14º Congresso da BAD tenha sido benéfico para a divulgação do trabalho desenvolvido ao longo do projeto, especialmente pela apresentação dos resultados obtidos. Estes foram transmitidos ao público presente durante a sessão, através de imagens e exemplos específicos de documentação encontrada e disponibilizada. Acrescenta-se que a apresentação realizada foi publicada enquanto artigo nas “Atas do 14º Congresso Nacional da BAD”, disponível na página de publicação da BAD. Este artigo visou, também, a promoção da importância do tratamento e do estudo do arquivo associativo da BAD.

Coordenação Geral do Projeto: Paula Meireles (Direção BAD)
Arquivista: Sofia Diogo (outubro 2022-julho 2023)